Giấy tờ thông quan (Customs Clearance Docs) là gì?

Giấy tờ thông quan là tập hợp các chứng từ bắt buộc mà bạn hoặc đơn vị vận chuyển phải nộp cho cơ quan Hải quan. Mục đích là để chứng minh nguồn gốc, giá trị, và tính hợp pháp của hàng hóa khi nhập khẩu vào một quốc gia. Khi bạn mua một chiếc lều cắm trại từ Mỹ hoặc một đôi giày trekking từ Đức, lô hàng đó phải đi qua cửa khẩu hải quan Việt Nam. Cơ quan Hải quan sẽ dựa vào bộ giấy tờ này để kiểm tra, xác định mức thuế phải nộp và quyết định xem hàng hóa có được phép vào lãnh thổ Việt Nam hay không.

Nếu không có hoặc thiếu các giấy tờ này, kiện hàng của bạn có thể bị giữ lại, bị phạt, hoặc thậm chí bị trả về nơi gửi. Quá trình này đảm bảo hàng hóa tuân thủ luật pháp Việt Nam, bảo vệ người tiêu dùng và an ninh quốc gia. Đối với người chơi hệ outdoor, hiểu rõ về chúng giúp bạn chủ động hơn khi đặt mua các sản phẩm chuyên dụng từ các thương hiệu quốc tế.

Việc mua sắm đồ dã ngoại từ các website nước ngoài ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, nhiều người gặp rắc rối khi hàng về đến Việt Nam. Hiểu về giấy tờ thông quan giúp bạn tránh được các vấn đề sau:

• Trì hoãn nhận hàng. Thiếu một chứng từ có thể khiến kiện hàng của bạn bị giữ lại ở kho hải quan hàng tuần, làm lỡ chuyến đi đã lên kế hoạch.

• Chi phí phát sinh. Khai báo sai thông tin hoặc thiếu giấy tờ có thể dẫn đến các khoản phạt hành chính. Bạn cũng có thể phải trả thêm phí lưu kho cho mỗi ngày hàng bị giữ lại.

• Hàng bị trả lại. Trong trường hợp nghiêm trọng, nếu không thể cung cấp giấy tờ hợp lệ, kiện hàng sẽ bị buộc tái xuất, nghĩa là trả về cho người bán. Bạn sẽ mất thời gian và chi phí vận chuyển hai chiều.

Ví dụ, bạn đặt mua một bộ dao đa năng Leatherman từ Mỹ. Đây là sản phẩm có thể bị xem là hàng hóa cần kiểm soát. Hải quan sẽ yêu cầu bạn cung cấp hóa đơn thương mại để xác định giá trị và có thể cần thêm các giấy tờ khác để chứng minh sản phẩm không dùng cho mục đích vi phạm pháp luật.

Một bộ hồ sơ thông quan đầy đủ thường bao gồm nhiều loại chứng từ khác nhau. Dưới đây là những giấy tờ quan trọng nhất bạn nên biết:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Đây là chứng từ do người bán phát hành, ghi rõ thông tin chi tiết về lô hàng. Nó bao gồm tên người bán, người mua, mô tả sản phẩm, số lượng, đơn giá và tổng giá trị. Hải quan dùng hóa đơn này để xác định giá trị tính thuế nhập khẩu.

Ví dụ: Hóa đơn mua đôi giày leo núi La Sportiva trị giá 200 USD từ một cửa hàng ở Ý.

Vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill)

Vận đơn là hợp đồng vận chuyển giữa bạn và công ty giao nhận. Nó hoạt động như một biên lai xác nhận nhà vận chuyển đã nhận hàng. Trên vận đơn có thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, và hành trình vận chuyển. Vận đơn đường biển gọi là Bill of Lading (B/L), còn vận đơn hàng không là Air Waybill (AWB).

Tờ khai Hải quan (Customs Declaration)

Đây là văn bản quan trọng nhất, nơi bạn hoặc đại lý khai báo mọi thông tin về lô hàng với cơ quan Hải quan. Hiện nay, việc khai báo chủ yếu được thực hiện qua hệ thống điện tử VNACCS/VCIS. Thông tin trên tờ khai phải khớp với các chứng từ khác.

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O)

Chứng từ này xác nhận nơi sản xuất của hàng hóa. C/O rất quan trọng vì nó có thể giúp bạn được hưởng thuế suất nhập khẩu ưu đãi theo các hiệp định thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam tham gia. Ví dụ, một chiếc ba lô Deuter sản xuất tại Việt Nam khi xuất đi châu Âu có C/O form EVFTA sẽ được miễn thuế.

Giấy phép nhập khẩu (Import License)

Một số mặt hàng outdoor chuyên dụng có thể thuộc danh mục hàng hóa cần giấy phép. Ví dụ như thiết bị định vị vệ tinh GPS có độ chính xác cao, máy bay không người lái (drone) để quay phim, hoặc các thiết bị liên lạc vô tuyến tầm xa. Bạn cần xin giấy phép từ các cơ quan quản lý chuyên ngành trước khi nhập khẩu.

Quy trình thông quan thường do đơn vị vận chuyển (như DHL, FedEx) hoặc một công ty dịch vụ logistics thực hiện thay bạn. Tuy nhiên, quy trình cơ bản gồm các bước sau:

1. Khai báo thông tin. Trước khi hàng về đến cảng hoặc sân bay, đơn vị vận chuyển sẽ truyền dữ liệu tờ khai hải quan điện tử.

2. Phân luồng kiểm tra. Hệ thống hải quan sẽ tự động phân luồng tờ khai. Luồng Xanh (miễn kiểm tra), Luồng Vàng (kiểm tra hồ sơ giấy), hoặc Luồng Đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa). Hàng tiêu dùng cá nhân như quần áo, giày dép thường được phân vào Luồng Xanh hoặc Vàng.

3. Kiểm tra hồ sơ và hàng hóa. Cán bộ hải quan sẽ đối chiếu thông tin trên tờ khai với các chứng từ đi kèm. Nếu là Luồng Đỏ, họ sẽ mở kiện hàng để kiểm tra xem hàng hóa có đúng như khai báo không.

4. Nộp thuế và lệ phí. Sau khi hồ sơ được duyệt, hệ thống sẽ tính toán số thuế phải nộp, bao gồm thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (VAT). Bạn hoặc đơn vị vận chuyển sẽ nộp khoản thuế này.

5. Hoàn tất thông quan. Khi đã nộp đủ thuế, hàng hóa của bạn sẽ được giải phóng và công ty vận chuyển sẽ giao hàng đến địa chỉ của bạn.

Tôi có phải tự làm giấy tờ thông quan không?

Đơn vị vận chuyển quốc tế bạn chọn thường sẽ thay bạn thực hiện các thủ tục khai báo hải quan cơ bản.

Làm sao để biết thuế nhập khẩu cho đồ dã ngoại của tôi?

Mức thuế phụ thuộc vào mã HS của sản phẩm và các hiệp định thương mại, bạn cần tra cứu biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành.

Điều gì xảy ra nếu tôi khai báo sai giá trị hàng hóa?

Bạn có thể bị cơ quan hải quan ấn định lại giá trị tính thuế, bị phạt hành chính và lô hàng sẽ bị xử lý chậm hơn.

Chuẩn bị giấy tờ thông quan có thể tốn thời gian. Để nhận hàng nhanh chóng và đảm bảo chất lượng, bạn có thể lựa chọn các sản phẩm dã ngoại chính hãng có sẵn trong nước. Xem đồ cắm trại và dã ngoại tại WeTrek.vn.